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备用金包括借支管理和保管管理。
1、备用金收支应设置”备用金”账户，并编制“收、支日报表”送经理。
2、备用金定期根据取得的发票编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况。
3、备用金账户应做到逐月结清。
4、出纳人员应妥善保管各种与备用金相关的各种票据
备用金的管理不论采用何种功法，都应严格备用金的预借、使用和报销的手续制度。
借：库存现金
贷：其他应付款
通常情况下，其他应付款该科目核算企业应付、暂收其他单位或个人的款项，如应付租入固定资产和包装物的租金，存入保证金、应付、暂收所属单位、个人的款项、管辖区内业主和物业管户装修存入保证金；应付职工统筹退休金，以及应收暂付上级单位、所属单位的款项。
而企业经常发生的应付供货单位的货款，则是在“应付账款”和“应付票据”科目中核算。
扩展资料：
企业应设置“其他应付款”账户进行核算。该账户，属于负债类账户，贷方登记发生的各种应付、暂收款项。
借方登记偿还或转销的各种应付暂收款项，月末，余额在贷方，表示企业应付、暂收的结存现金。本账户应按应付、暂收款项的类别设置明细账户。
各预算单位领取的备用金应按国务院颁发的《现金管理条例》进行管理，单位所发生的经济往来，除规定的范围可使用现金外，其他应通过银行进行转账结算。备用金管理包括借支管理和保管管理。
借支
1、企业各部门填制“备用金借款单”，一方面财务部门核定其零星开支便于管理；另一方面，凭此单据支给现金。
2、各部门零星备用金，一般不得超过规定数额，若遇特殊需要应由企业部门经理核准。
3、各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门备用金管理人员（出纳员）手中，冲转借支款或补充备用金。
保管
1、备用金收支应设置“备用金”账户，并编制“收、支日报表”送经理。
2、备用金定期根据取得的发票编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况。
3、备用金账户应做到逐月结清。
4、出纳人员应妥善保管各种与备用金相关的各种票据。
备用金的管理不论采用何种办法，都应严格备用金的预借、使用和报销的手续制度。
参考资料来源：百度百科-其他应付款
参考资料来源：百度百科-备用金
提取备用金的会计分录分两种情况：
1、从银行提取现金作为备用金：
借：库存现金
贷：银行存款
2、当外差人员借款作为备用金时：
借：其他应收款-备用金--某某，
贷：库存现金
扩展资料：
一、备用金是企业机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员以备作差旅费、零星采购、零星开支等支出用途的款项，企业的备用金必须指定专人负责管理并按照规定的用途使用，不得转借给他人或挪作其他用途。
二、企业备用金的记账
1、企业拨付备用金时：
借：其他应收款——备用金
贷：银行存款
2、核准备用金的费用支出时：
借：管理费用（根据费用归属的部门计入对应科目）
贷：其他应收款——备用金
3、期末收回备用金时：
借：银行存款
贷：其他应收款——备用金
企业拨付的备用金，应通过“其他应收款——备用金”科目进行核算。
三、备用金的管理方法包括两种:
1、随借随用、用后报销，适用不经常使用备用金的企业和个人;
2、定额备用金，适用于经常性使用备用金的企业和个人
对于前者来说备用金的提取是先按预计数额提取，并备注说明用途，在实际发生之后按实际数结转，多退少补。报销时即注销了，对于后者来说备用金是定额，按实际数报销，之后再进行注销。
四、备用金的管理
一）借支
1、企业各部门填制“备用金借款单”，一方面财务部门核定其零星开支便于管理；另一方面，凭此单据支给现金。
2、各部门零星备用金，一般不得超过规定数额，若遇特殊需要应由企业部门经理核准。
3、各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门备用金管理人员（出纳员）手中，冲转借支款或补充备用金。
二）保管
1、备用金收支应设置“备用金”账户，并编制“收、支日报表”送经理。
2、备用金定期根据取得的发票编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况。
3、备用金账户应做到逐月结清。
4、出纳人员应妥善保管各种与备用金相关的各种票据。
看你说的情况你司属于非定额备用金谁用制度.请参考以下资料做帐: 备用金报销的处理依企业备用金管理制度的不同而有所区别。备用金管理制度可以分为定额备用金制度和非定额备用金制度两种。 所谓定额备用金是指单位对经常使用备用金的内部各部门或工作人员根据其零星开支、零星采购等的实际需要而核定一个现金数额，并保证其经常保持核定的数额。定额备用金制的核算如下： 1、企业有内部周转使用备用金的，可以单独设置“备用金”科目，不单独设置“备用金”科目的用“其他应收款——备用金”科目核算，设立时（备用金使用部门第一次领款时）： 借：备用金/其他应收款—备用金 贷：库存现金/银行存款 2、办理报销，补足备用金定额时： 借：管理费用等 贷：库存现金/银行存款 不通过“备用金”账户核算。 3、取消备用金时： 借：库存现金 贷：备用金/其他应收款—备用金 非定额备用金是指单位对非经常使用备用金的内部各部门或工作人员，根据每次业务所需备用金的数额填制借款凭证，向出纳员预借现金，使用后凭发票等原始凭证一次性到财务部门报销，多退少补，一次结清，下次再用时重新办理领借手续。报销时财务部门编制转帐凭证，其借方科目与定额备用金报销时相同，其贷方科目则为“其他应收款”科目。对于实际支出额小于预借金额的应编制现金收款凭证，收回多借的现金；对于实际支出大于预借金额的，编制现金付款凭证，补给经办人员垫付的款项。 1.领取备用金时 借：其他应收款——备用金 贷：现金 2、办理报销，并退回差额：： 借：管理费用 现金 贷：其他应收款——备用金 出纳员收回多借的未用现金。
备用金做账如下：
1、企业拨付备用金时:
借:其他应收款--备用金
贷:银行存款
2、核准备用金的费用支出时:
借:管理费用(根据费用归属的部门计入对应科目)
贷:其他应收款--备用金
3、期末收回备用金时:
借:银行存款
贷:其他应收款--备用金
企业拨付的备用金，应通过“其他应收款--备用金”科目进行核算。备用金是指企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。
直接将备用金设为其他应收款即可，明细科目可以按照部门+个人设置。
借款时：
借：其他应收款-部门-个人
贷：现金
报账或退款时：
借：相关科目
贷：其他应收款-部门-个人
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